Pipedrive-Implementierung

Was eine Pipedrive-Implementierung umfasst

Eine Pipedrive-Implementierung bringt ein Vertriebsteam von verstreuten Listen und Postfächern auf eine gemeinsame Pipeline. Sie dauert vier bis acht Wochen und umfasst sechs Phasen: Discovery, Konfiguration, Datenmigration, Automation, Schulung und Support. Reine Konfiguration ohne Migration liegt bei drei bis vier Wochen; eine vollständige Migration mit ERP-Anbindung eher bei acht.

Die sechs Phasen im Überblick:

• Discovery — Vertriebsprozess, Datenlage und Migrations-Ausgangspunkt klären. Eine Woche, Ergebnis ist ein Konzept-Dokument.
• Konfiguration — Pipelines, Stages, Custom Fields und Rollen nach diesem Konzept aufsetzen. Ein bis zwei Wochen.
• Migration — Bestandsdaten aus Alt-CRM, CSV oder ERP übernehmen, mit Analyse und Trockenlauf vorab. Ein bis zwei Wochen.
• Automation — Lead-Zuweisung, Erinnerungen und Deal-Rotation über Workflows abbilden, bei externen Systemen mit n8n. Ein bis zwei Wochen.
• Schulung — das Team im eigenen Setup mit den eigenen Daten einarbeiten. Ein Tag bis mehrere Sessions.
• Support — fester Kanal nach Go-Live, betreut von den Leuten, die das System gebaut haben.

kapio ist Pipedrive Authorized Partner mit Sitz in Hamburg und arbeitet in der DACH-Region. Typische Auftraggeber: Fertigungs- oder Handelsunternehmen mit Außendienst, B2B-Dienstleister mit Vertrieb und Beratung, Softwarehäuser mit eigenem Sales-Team.

Wann lohnt sich eine Pipedrive-Implementierung?

Vier Ausgangslagen sehen wir am häufigsten. Sie helfen einzuordnen, ob eine Implementierung in der hier beschriebenen Form passt.

Excel und Outlook statt CRM. Kontakte liegen in Excel-Listen, Aufgaben in Outlook, Notizen verstreut. Das Team arbeitet ohne zentrales System, und Deals verschwinden in Postfächern. Eine Pipedrive-Implementierung ersetzt die Insellösungen durch eine gemeinsame Pipeline.

Altes CRM wird nicht angenommen. Salesforce, HubSpot oder Microsoft Dynamics sind eingeführt, aber das Team nutzt sie nur halbherzig. Häufig liegt das nicht am Tool, sondern an einer Einrichtung, die nicht zum Prozess passt. In diesem Fall geht es nicht nur um einen Tool-Wechsel, sondern um eine saubere Neuausrichtung.

Pipedrive ohne professionelle Einführung. Pipedrive ist selbst eingerichtet worden, aber die Pipelines spiegeln den Vertriebsprozess nicht wider, Automationen fehlen, das Team nutzt es nur teilweise. Hier optimieren wir das bestehende Setup, statt von vorne anzufangen.

ERP ohne CRM-Anbindung. Stammdaten und Aufträge liegen im ERP, der Vertrieb pflegt aber parallel eigene Listen. Pipedrive lässt sich so einrichten, dass das ERP weiter Quelle der Wahrheit bleibt und der Vertrieb die relevanten Informationen direkt am Deal sieht — als eigene Komponente der Implementierung.

Wie läuft eine Pipedrive-Implementierung ab?

Discovery

Jede Implementierung beginnt mit einer Discovery-Session. Wir hören uns Vertriebsprozess, Datenstrategie und die Migrations-Lage an, bevor wir mit der Konfiguration beginnen. Dauer: eine Woche.

Am Ende der Discovery liegt ein Konzept-Dokument vor. Es beschreibt die Pipelines mit ihren Stages, die Custom Fields, das Rollen-Rechte-Modell und den Migrations-Plan.

Konfiguration

Grundlage der Konfiguration ist das Konzept-Dokument aus der Discovery. Pipelines, Stages, Custom Fields und Rollen werden auf den dort erarbeiteten Vertriebsprozess maßgeschneidert. Dauer: ein bis zwei Wochen, abhängig von der Komplexität.

Felder, die im Arbeitsalltag keine Entscheidung beeinflussen, nehmen wir nicht auf. Jedes Feld, das gepflegt werden muss, kostet Zeit. Wenn es im Gegenzug keine Information liefert, die irgendwo gebraucht wird, macht es das System nur unübersichtlich.

Migration

Die Datenmigration hängt am meisten vom Ausgangszustand ab. Drei typische Lagen:

Altes CRM. Wir binden das bestehende CRM-System einmalig an Pipedrive an. Stammdaten, Aktivitäten und Notizen werden übernommen. Vor dem Produktivimport analysieren wir die Daten auf Duplikate und Lücken und führen einen Trockenlauf in einer Testumgebung durch. Erst nach deiner Freigabe gehen die Daten ins produktive System. Dauer: eine bis zwei Wochen.

CSV-Import. Wenn die Daten in Excel-Dateien oder anderen Tabellen-Exporten vorliegen, ordnen wir die Spalten den passenden Pipedrive-Feldern zu. Analyse und Trockenlauf laufen wie beim CRM-Import. Das Ergebnis enthält nur das, was in der Datei steht — fehlende Aktivitäten oder Historien lassen sich aus einer reinen CSV nicht rekonstruieren.

Laufendes ERP. Ein einmaliger Datenexport ist meist nicht der beste Weg. Sobald die Daten exportiert sind, entwickeln sich CRM und ERP auseinander: Im ERP werden weiter Stammdaten geändert, Verträge erneuert und Aufträge angelegt — Pipedrive sieht das nicht. Mit der Zeit weiß niemand mehr, welcher Stand der aktuelle ist. Sinnvoller ist eine ERP-Anbindung als eigene Komponente: Das ERP bleibt Quelle der Wahrheit für Stammdaten und Verträge, im Pipedrive-Deal zeigen wir den Live-Stand aus dem ERP an. Wer Daten in beide Richtungen synchronisieren möchte, ergänzt das als bidirektionalen Sync.

Automation

In der Automation-Phase übernehmen Workflows Routine-Aufgaben, die sonst manuell erledigt werden müssen: Lead-Zuweisung anhand definierter Kriterien, Aktivitäts-Erinnerungen, Deal-Rotation bei Inaktivität, automatische Status-Wechsel. Dauer: ein bis zwei Wochen.

Einfache Workflows laufen über Pipedrives eingebaute Workflow Automations. Sie sind im Pipedrive-Interface konfigurierbar und brauchen kein zusätzliches Tool. Sobald Workflows komplexer werden oder Daten zwischen Pipedrive und externen Systemen fließen müssen — etwa zum ERP, zur Buchhaltung oder zur Telefonie — kommt n8n hinzu. n8n ist eine Workflow-Plattform, die Programme verbindet, sodass sie Daten austauschen und auf Ereignisse reagieren.

Typische Anbindungen aus laufenden Projekten:

Schulung

Die Schulung läuft im eigenen Pipedrive-Setup mit den migrierten Daten. So lernt das Team das System direkt im eigenen Kontext.

Inhalt: tägliche Abläufe im Vertrieb, die wichtigsten Automationen, Berechtigungen und Berichte. Format und Dauer richten sich nach Teamgröße. Für ein Vertriebsteam von fünf bis zehn Personen reicht in der Regel ein Schulungstag. Größere Teams werden in mehreren Sessions geschult, etwa eine Stunde pro Session — damit die Inhalte hängen bleiben und das Team nicht überfrachtet wird.

Support

Nach Go-Live laufen Anpassungen, Fehlerbehebungen und neue Anforderungen über einen festen Kanal. Üblicherweise ist das Slack, Microsoft Teams oder eine gemeinsame Mail-Adresse — je nachdem, womit das Team ohnehin arbeitet. Ansprechpartner sind die Personen, die das System aufgesetzt haben. Sie kennen die Pipelines und können Anfragen ohne Einarbeitung bearbeiten.

Reaktionszeit und monatliches Stundenkontingent vereinbaren wir in der Discovery. Wenn kein laufender Support gewünscht ist, bleibt der Channel offen und Anfragen werden nach Aufwand abgerechnet.

Ist Pipedrive DSGVO-konform?

Pipedrive hostet die Daten deutscher Kunden auf AWS-Servern in Frankfurt. Es gibt einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV), der automatisch Teil der Nutzungsbedingungen ist. Zertifizierungen: ISO 27001, ISO 27701 und SOC 2 Type II.

Für regulierte Branchen wie Gesundheit oder Finanzen empfehlen wir, vorab die öffentliche Subprozessor-Liste von Pipedrive zu prüfen. Wer eigene Lösch-Konzepte, Berechtigungs-Sichten oder Audit-Trails braucht, baut das in der Konfigurations-Phase mit ein.

Was ihr für eine Implementierung mitbringen müsst

Pipedrive ab Professional empfohlen. Wer Workflow-Automationen ohne Mengenlimits und detailliertere Berichte braucht, ist mit dem Premium-Plan besser aufgestellt. Welcher Plan zu deinem Prozess passt, klären wir in der Discovery.

Auf Kundenseite braucht es eine Person, die den Vertriebsprozess kennt und Entscheidungen treffen kann. Ohne diese Rolle stockt die Discovery — und damit auch die folgenden Phasen. Bestehende Daten (Alt-CRM, CSV-Export, ERP-Anbindung) sollten benannt sein, bevor die Migrations-Phase beginnt.