Pipedrive für einen Handel, der schneller ist als seine Container

Buying Labs ist ein Premium-Distributor. Gegründet 2014 in Hamburg, mehr als 500 Lieferanten weltweit, über 300 Käufer auf sechs Kontinenten, eigenes Lager, eigene Plattform, Niederlassungen in Mailand, Barcelona und New York. Mode, Beauty, Home & Living. Lieferanten bieten ihre Ware an, Käufer in aller Welt schlagen zu.

Das Geschäft läuft schnell. Ware kommt herein, ein Verkäufer kennt den passenden Käufer, schickt eine Mail, der Käufer entscheidet. Minuten, manchmal Stunden. Manchmal liegt die Ware im eigenen Hamburger Lager. Oft ist sie noch unterwegs, in einem Container aus China oder Italien, und schon nach Mailand verkauft, bevor der Container den Hafen anläuft.

Eine klassische Pipedrive-Pipeline mit Phasen und Aufgaben wäre Bremsklotz. Was bisher fehlte, war nicht der Funnel. Es war die Aufzeichnung. Welche Marken liefen wo, welche Käufer nahmen an, wie verteilte sich das Volumen über die Standorte. Wissen, das im Tagesgeschäft entstand und dort meistens auch blieb. Drei Monate später wollte jemand eine Zahl, und das Suchen in Postfächern begann.

Als Pipedrive Authorized Partner aus Hamburg bekam kapio den Auftrag. Pipedrive einführen, ja, aber nicht als Pipeline-Treiber, nicht als Aufgaben-Maschine, nicht als Forecast-Werkzeug. Pipedrive als Datenebene unter dem Tagesgeschäft, die aufzeichnet, was der Vertrieb ohnehin tut.

Ein stiller Mitschreiber

Entsteht in der hauseigenen Plattform ein neues Angebot, geht eine Slack-Meldung an die zuständigen Vertriebs-Channels. Die Verkäufer lesen mit. Sie kennen ihre Käufer: die Boutique in Mailand, die ein bestimmtes Beauty-Sortiment führt, den Online-Shop in Seoul, der gerade auf Home & Living umstellt, den Distributor in New York, dem letztes Mal der Preis zu hoch war. Welche Ware zu welchem Käufer passt, ist keine Datenbankabfrage. Es ist das, wofür dieses Geschäft Verkäufer hat. Wer einen passenden Käufer im Kopf hat, legt in Pipedrive einen Deal an und trägt die Angebots-ID ein. Ab da macht das System den Rest. Ein eigens entwickeltes Panel im Deal zieht alle Eckdaten aus der Plattform: Marke, Kategorie, Mengen, Preise, zuständiger Einkäufer. Ohne dass jemand etwas abtippt.

Die Korrespondenz läuft parallel mit. Geteilte Postfächer für Vertriebsanfragen, früher Sichtprüfung im Mailprogramm mit vielen Kundenordnern, liegen heute in Pipedrive als Team-Inbox: ein gemeinsamer Posteingang, auf den alle berechtigten Nutzer zugreifen. Eingehende Mails landen direkt im CRM, werden automatisch mit Kontakt und Deal verknüpft und lassen sich einem konkreten Verkäufer zuweisen. Wer eine Anfrage übernimmt, ist für alle anderen sichtbar. Niemand beantwortet aus Versehen, was ein Kollege schon bearbeitet. Was vorher nur die Beteiligten wussten, ist plötzlich an einem Ort.

n8n verbindet die Systeme im Hintergrund und läuft als Cloud-Variante. Pipedrive, Slack und die hauseigene Plattform liegen ohnehin in der Cloud. Auf Self-Hosting wurde verzichtet, n8n ließ sich so schneller anbinden.

Was bisher verschwand

Aus dem Mitschreiben wächst, was bei Buying Labs vorher nicht zu haben war: belastbare Auswertungen. Welche Marken laufen in welcher Region, welche Käufer nehmen an, wie verteilt sich das Volumen über die Standorte. Zahlen, die früher aus Postfächern und Excel-Listen zusammengetragen wurden, entstehen jetzt als Nebenprodukt des Alltags.

Der Vertrieb hat dafür nichts geändert. Er liest weiter Slack und schreibt weiter Mails, Antworten in Minuten, wie immer. Pipedrive macht den Rest. Die Deals wandern automatisch durch die Phasen, je nach Stand des Angebots: ID eingetragen, Angebotsphase. Zuschlag, nächste. Niemand muss etwas pflegen, das er ohnehin schon weiß.

Konzeption vor Konfiguration

Bevor in Pipedrive ein Feld angelegt wurde, haben wir zugehört. Ein kleines Team aus dem Haus beschrieb den eigenen Sales-Prozess: wer arbeitet wann mit welcher Information. Daraus entstand die Struktur, die das System später tragen sollte. Die Abteilungsverantwortlichen aus den Standorten ergänzten Sonderfälle, die nur denen begegnen, die jeden Morgen die Mails öffnen.

Erst danach begann die Schulung, vor Ort, an echten Vorgängen. Was die Anwender lernten, hatten sie mitentworfen. Den Abschluss machte das Onboarding, fünfzehn Minuten pro Person, remote: Mail-Synchronisierung und Kalender, die Pipedrive nicht zentral verwaltet. Im internen Slack-Channel laufen Fragen rund um Pipedrive seither zusammen, gemeinsam betreut mit Power Usern aus dem Haus.

Vom Aufzeichnen zum Handeln

Mit der Datenebene unten ändert sich, was oben möglich wird. Wenn jeder Vorgang aufgezeichnet ist und mit der Plattform verknüpft, kann auch die Steuerung dorthin wandern. Die Steuerung sitzt dann in der Plattform, nicht in Aufgaben-Listen oder Erinnerungen, die der Verkäufer abarbeiten muss. Bleibt eine Antwort aus, fällt das auf. Performt eine Marke in einer Region schlecht, fällt das auch auf. Aus dem Mitschreiben wird Mitsteuern.

Auf dieser Datenlage lässt sich mit KI arbeiten. Nicht als Ersatz für die Verkäufer, sondern als Verstärker. Welche Ware passt zu welchem Käufer, basierend auf den letzten Monaten Handelsverlauf. Ist der Match-Score hoch genug, legt das System den Deal automatisch an. Legt ein Verkäufer selbst einen Deal an, sieht er den Score sofort und kann seine Einschätzung daran prüfen. Welcher Käufer hat bei vergleichbaren Angeboten in der Vergangenheit zugegriffen. Der Verkäufer bekommt Vorschläge, keine Vorschriften. Die Entscheidung bleibt bei ihm.

Das war der Plan von Anfang an. Es brauchte die Aufzeichnung. Die steht jetzt.