Francesca empfiehlt Wein
Wer im B2B eine Entscheider-Adresse hat, sieht jeden Morgen Dutzende Cold-Outreach-Mails. Die meisten klingen ähnlich: Standard-Anrede, Standard-Versprechen, Standard-Frage nach einem Call. Antwort-Quoten in der Branche liegen typisch bei ein bis zwei Prozent. Wer als Mittelständler in dieser Masse jemanden erreichen will, der einen nicht kennt, hat es schwer.
Palorino sitzt in Südtirol und importiert seit über 30 Jahren italienische Weine direkt von 35 kleinen Familienbetrieben aus ganz Italien, dazu inzwischen alkoholfreie Produkte. Beliefert werden Weinhandlungen, Feinkostläden, Restaurants, Hotels und Großhändler in Deutschland und Europa. Klassische Cold Mails brachten dort genauso wenig wie überall sonst. Die Sortiment-Tiefe war da, die Akquise-Reichweite war es nicht.
Palorino kam mit der Anfrage, KI im Vertrieb für individuelle Ansprache einzusetzen. Konzeptionell haben wir das geschärft: das Sortiment als Aufhänger, für jeden Empfänger den passenden Wein. So bekommt die Mail einen Inhalt, nicht nur eine Adresse. Für den Empfänger eine echte Empfehlung, für Palorino eine Reichweite, die ein Außendienst-Team in dieser Geschwindigkeit nicht stemmt.
Diese Empfehlung schreibt eine KI-Persona. Sie heißt Francesca, schreibt aus Südtirol an deutsche Weinläden, Restaurants und Hotels, kennt das Palorino-Sortiment und sucht für jeden Empfänger den passenden Wein heraus. Sie schreibt warm, kurz, ohne Verkaufsdruck.
Francesca eröffnet das Gespräch, führt es aber nicht. Sobald jemand echtes Interesse signalisiert – eine Frage zu einem bestimmten Wein, eine Bestellabsicht –, geht der Kontakt in Pipedrive an den Palorino-Vertrieb über. Ein Mensch übernimmt. Allgemeine Rückfragen nach Preisliste oder Lieferbedingungen beantwortet Francesca selbst und entlastet damit den Vertrieb.
Bevor sie schreibt
Bevor Francesca etwas schreibt, recherchiert sie den Empfänger: Webseite, Texte, Positionierung. Daraus leitet sie ab, welcher Wein passen würde, und sucht ihn aus dem Palorino-Sortiment heraus. Bei mehreren Kandidaten wandern die verkaufsstärkeren nach oben.
Eine Vinothek mit Naturwein-Verkostungen bekommt einen biodynamischen Amarone vom kleinen Erzeuger vorgeschlagen. Ein italienisches Restaurant in München bekommt Spumante zur Antipasti, ein Hotel mit Wellness-Bereich alkoholfreien Spumante aus Venetien.
Vier Stimmen, eine Persona
Eine Cold Mail klingt anders als eine Antwort auf eine Preisanfrage. Eine Wiederansprache an einen alten Kontakt klingt anders als ein Erstkontakt, und sie sagt vor allem nicht „Sie hatten 2022 mit Marco gesprochen”, weil das übergriffig ist. Sie sagt „ein Kollege von mir hatte sich mal bei Ihnen gemeldet”. Vage. Warm. Menschlich.
Francesca hat dafür mehrere Stimmen, die sich je nach Lage anschalten. Erstkontakt, Wiederansprache, Preisanfrage, Inbound-Antwort.
Was zurückkommt
Die Antworten klingen wie das, was man von Cold Outreach normalerweise nicht bekommt:
„Interesse immer, aktuell Einkaufsstopp – meld mich.”
„Können Sie mir bitte eine Preisliste schicken?”
Antworten, die ein Gespräch eröffnen.
Was darunter läuft
Bei Palorino ist Pipedrive die zentrale Quelle für alle Daten: Kontakte, Konversationsverlauf, Lead-Score. Als Pipedrive Authorized Partner aus Hamburg hat kapio das CRM eingerichtet. Die Recherche zu jedem Lead macht Claude selbst über eine Web-Suche, das Ergebnis legt das System als Profil in Supabase ab. Daneben liegt dort das Palorino-Sortiment, jeder Wein als Embedding. Beim Mail-Bau wird abgeglichen, welche Weine zum Empfänger passen.
Darüber sitzt n8n als Workflow-Plattform und orchestriert die Mail-Generierung und das Routing. Inbound-Mails werden vor dem Routing auf Stimmung und Absicht analysiert. Sobald ein Lead einen Schwellwert erreicht, übergibt das System automatisch an den menschlichen Vertrieb. Abmeldelinks und Bounce-Behandlung sind DSGVO-konform implementiert.
Was Francesca ausmacht, ist Technik. Die eigentliche Leistung: sie so menschlich klingen zu lassen, dass die Mail eine Antwort bekommt.
